Modelo de Negócios para documentos on-line

por Alexandre Fugita

Documentos on-line Calma pessoal, o Techbits continua aqui. Acontece que no último mês o volume de trabalho triplicou e fiquei sem tempo pra postar. Claro, estou me reestruturando para não deixar o Techbits tanto tempo sem textos, mesmo por que nesta altura do campeonato há toda uma sorte de stakeholders que exigem satisfação, desde os fiéis leitores a fornecedores. Mas não é sobre isso que estou blogando e sim sobre possíveis modelos de negócios para serviços de documentos on-line.

Uma das coisas que me chamam atenção são sites que hospedam documentos como o Scribd e o Slideshare. O Scribd, creio que a maioria conheça, possibilita upload de PDFs, DOCs, XLSs, etc … O Slideshare, como o próprio nome indica, é ideal para arquivos PPT. Ambos, a exemplo do YouTube, permitem “embedar” tais documentos dentro de simples páginas web.

Organizar documentos nas empresas é um caos. Coisas se perdem nas complicadas árvores e quem está acostumado com o sistema de tags, estranha a “old school” de coisas organizadas em pastas.

Não seria ótimo se todos os documentos corporativos estivessem embedados em páginas web e buscáveis através de tags, além dos métodos tradicionais? Usar Scribd e Slideshare resolveria o problema… em termos… pois a grande maioria desses documentos é confidencial. Nem uma conta corporativa com senha só para os colaboradores resolveria a questão. Como confiar em armazenamento on-line de informação sensitiva?

Uma solução que vejo e empresas vanguardistas certamente adotariam em um piscar de olhos é serviços como o Slideshare e Scribd venderem soluções que rodem localmente. Melhor, venderem o serviço e não o software em si, para ficarem dentro do modelo de SaaS. Você compraria ou sugeriria esta solução para a bagunça que é achar aquele arquivo na rede?

Comentários do Facebook
17 comentários
  1. Fugita, tags não vão resolver o problema de se achar alguma coisa em documentos de empresas; pelo contrário, têm até mais chance de piorar. Uma boa procura, sim; os avanços na busca, particularmente no campo da semântica, são mais importantes do que dependermos de um fator subjetivo, que é educar as pessoas para colocarem tags descritivas.

    E lembrando que estamos num mundo de regulações cada vez mais estritas; o(a) auditor/regulador/autoridade policial/autoridade judiciária não quer saber se a tag foi bem feita ou não, ou se usa tag ou pasta, se ele não achar o documento que ele quer, se não tiver uma boa busca, ele vai arrepiar pra cima da empresa e dane-se o resto.

    Scribd e Slideshare funcionam muito bem em algumas situações, mas não os trocaria por um bom GED. Pena que bons GEDs ainda são caros.

  2. Olá Fugita.

    Não só compraria como aposto na solução. Um dos desafios da gestão do conhecimento é disponibilizar o conhecimento da própria empresa de forma eficiente. O servidor da Google me parece uma ótima opção para a estrutura geral das empresas de hoje, pois se adapta muito bem a infra já existente.

    Uma dica interessante para os early adopters é não esquecer da integração: se não for fácil subir os arquivos pra web o pessoal vai continuar utilizando as tradicionais pastas. Minha sugestão é não deixar de utilizar algum plugin que permita o upload de forma mais transparente, utilizando o próprio Windows Explorer.

    Abraço!

  3. Um motor de pesquisa de documentos:
    http://searchdocs.net

  4. Olá, Fugita!

    Olha, eu compraria um serviço nos moldes que você citou, mas, apenas para meu uso próprio, pessoal. Acho até algo muito interessante. :)

    Para uso empresarial, eu acho mais interessante e segura uma solução implantada pela própria empresa, e que rode em seus próprios servidores. Isto a não ser que um dos serviços acima citados, por exemplo, possua uma política de privacidade muito rígida, e a empresa seja uma empresa tradicional e de confiança.

    É aquela mesma estória, eu acho, de uma grande empresa, por exemplo, utilizar a estrutura do Google (através daquele Gmail for your domain – se não me engano é esse o nome) para gerenciar os e-mails de seu domínio. Não sei, sou meio desconfiado…rs

    Mas para uso pessoal, ou se a empresa for de confiança, etc, e tal, e após uma minunciosa lida nos termos do serviço, até que é algo de se pensar, se bem que com um certo medo e algumas restrições.

    Um abraço!

  5. Marcos,

    sua preocupação é genuina, todas as empresas temem em perder competitividade por espionagem. O fato é que, devido à redução de custos, as empresas estão confiando mais seus dados a empresas terceirizadas, assim como também já fazemos de certa forma com nossos emails pessoais e outras informações sensíveis.

    Minha opinião é que serviços SaaS estão chegando pra ficar. O mercado está atento às empresas que merecerão cuidar dos seus dados. Aguardo ansioso por mais serviços deste tipo.

  6. Vitor,

    Realmente, tais serviços terceirizados realmente proporcionam uma grande redução de custos.

    Mas, o problema que vejo aí, é que, pelo menos em nosso caso (falando pessoalmente, é claro), nada comprometedor ou que mereça segredo trafega através, por exemplo, de minha conta no Gmail.

    Já uma grande empresa, por exemplo, tem que possuir cuidados bem maiores neste sentido, e também ter a total certeza de que toda a informação armazenada nestes serviços estará disponível quando for necessária. Aqui já não sei se uma solução própria e servidores próprios seriam ou não melhores do que as soluções acima citadas. Acho que cada caso é um caso, e a empresa tem que dar uma lida cuidadosa nos TOS antes de assinar um serviço deste tipo.

    Mas, olha, assim como você, também aguardo ansioso por mais serviços deste tipo, o que pode parecer uma contradição tendo em vista o que eu disse acima…rs Mas é que eu costumo separar o “pessoal” do “comercial”, digamos, e aí, neste último, sou mais medroso…rs

    Mas quero ver o que vem por aí, com certeza. :)

    Abraços!

  7. Marcos,

    você está certíssimo. O fato é que dados sigilosos sempre correrão riscos, e podemos julgar que uma vez fora da empresa eles estão menos seguros. Nunca dá pra confiar 100%.

    Devemos atentar não só aos termos do TOS, mas também a escândalos de roubos de dados e brigas judiciais que envolverem as empresas que prestam este tipos de serviço. Devido a este sentimento de falta de proteção que temos, espero que elas estejam bem atentas para nos dar os sinais corretos de que estão cuidando de nosso sigilo.

    Acho que um bom passo inicial seria disponibilizar as informações da empresa classificadas como não confidencial, ou seja, cerca de 90% delas. As reduções de infraestrutura seriam consideráveis sem expor a empresa.

    Ótima discussão. Abraços!

  8. Nem tags, nem pastas. Nada melhor para encontrar arquivos do que instant searchs. Depois que se usa, não dá para viver sem. No Vista, utilizo o padrão do sistema; no XP, fico com o Launchy.

    A propósito, uma sugestão de tradução para “embedded”: embarcado. É a que a Microsoft usa e, particularmente, a que considero mais acertada (o “incorporar” que a Google colocou no YouTube nacional soa estranho demais).

    []’s!

  9. 9. Luiz disse em 29 jan 2008 - 18:27

    Não acredito que as tags no documento sejam suficiente p/ a correta localização, acredito que o documento deva ser indexado como um todo, como alguém já teclou acima, “instant searching”, sou mais da união de várias técnicas.

    Quanto ao SaaS, o futuro será do SaaS, mas é necessário que as empresas fornecedoras de Saas disponibilizem soluções 100% confiáveis do ponto de vista de conectividade, segurança e privacidade,

    Não acredito que isso será feito por uma empresa de grande renome como foi teclado acima, acredito que o ponto decisivo será a tecnologia envolvida e a certesa de que será 100% confiável, redundante, segura e inquebrável.

    Além do mais será necessário conver os CIOs de que isso é viável e provavelmente isso irá acontecer quando um grande nome da industria converter seu sistema que não pode parar e que as informações ultra-confidenciais não podem vazar para uma solução SaaS nestes moldes.

  10. Para grandes empresas, um serviço rodando localmente seria o mais interessante. No qual a administração poderia definir as diretrizes de funcionamento.

    Para o usuário doméstico, um serviço online seria o mais eficiente quando tiver internet decente e contínua.

    Com relação ao sistema de buscas, ter uma boa organização de pastas é fundamental e as tags ajudam muito. O instant searching também é interessante, mas quando há muitos arquivos, imagino eu que possa haver confusão.

  11. Olá Fugita;

    Taí um assunto que eu fiz questão de comentar. Sou fã do Scribd há algum tempo e, como recurso para “arquivar” documentos pessoais, ele me atende muito bem. Uma coisa que muitos não sabem é que o Scribd tbm aceita ppt e permite apresentações on-line em full screen. Ou seja, eu não usaria o slideshare por nada dessa vida ; )

    Discordando do Cardoso: as tags jamais vão comprometer a organização de documentos empresariais, muito pelo contrário. O que acontece é que existem profissionais qualificados para exercer essa função dentro das empresas: os especialistas em Biblioteconomia. Eles entendem profundamente de Organização da Informação e trabalham diretamente com “indexação”, o princípio básico de organização utilizado com tags.

    Inclusive, com buzz das mídias digitais, o mercado tem aberto muitas vagas nesta área, que não dispõe de muitos profissionais e, paga bem.

    Uma dica interessante de ferramenta é o Splash Cast (www.splashcast.net) descobri na semana passada e ele permite apresentações utilizando tudo quanto é tipo de arquivo (doc, pdf, jpg, vídeo, áudio etc). Vc ainda “embeda” (rsrs) ele no youtube se quiser compartilhar.

  12. Fugita e demais,
    Para não ficar apenas em iniciativas de fora do país e aproveitar o embalo para divulgar nosso projeto, há também o Cipedya (www.cipedya.com).
    Em termos de modelo de negócios, nós acreditamos muito no modelo de acesso gratuito com receita de publicidade (Adsense etc), mas sabemos que esta é uma aposta de longo prazo.
    Noutra linha, já temos em andamento dois projetos (um já rodando) com empresas que se interessaram pela tecnologia e modelamos um produto para integrar com processos de digitalização. Nosso objetivo é fazer uma aplicação de GED moderna, amigável e com excelente busca, incorporando inclusive o mesmo recurso de vizualização flash que o Scribd usa.

    Enfim, uma avenida pela frente a explorar…
    Salve!
    Cleyton

  13. Estou lendo esse post alguns dias atrasados mas gostaria de sugerir um serviço que lançamos chamado Baú de Arquivos. A proposta é ser um disco virtual, ou repositório de arquivos, on-line com características da Web 2.0, substituindo pastas por tags para organização dos arquivos, facilitando o compartilhamento e o controle de quem baixou os documentos.

    Para ver como funciona temos video demonstrativo:
    http://www.baudearquivos.com/ajuda

    O cadastro ainda está fechado para convidados mas é possível se cadastrar acessando: http://www.baudearquivos.com/cadastro com o código: meubau

    []´s
    André

  14. 14. ALDA disse em 29 mar 2008 - 16:21

    A minha empresa estava em petição de miséria de tanta bagunça nos vários documentos que tenho aqui, por sorte recebi uma indicação de uma empresa que é especializada justamente na organização, acondicionamento e gerenciamento dos documento. Mandei toda a minha bagunça para esta empresa, agora esta tudo perfeito, pois quando preciso de algum documento, ligo pra lá e ele manda apenas o que pedi.
    Claro que isso tem um custo, mas esta empresa cobra um pequeno valor por um serviço que só me trouxe vantagens pois consegui aumentar mais uma sala na minha empresa, sala esta que era destinada só para bagunças.

    O nome desta empresa é CAD – Centro de Arquivo de Documentos, fica no bairro do Tatuapé (mas ele atende toda São Paulo), liga pra lá e fale com o Cristiano, cara bem legal que vai te dar um monte de orientções (foi com ele que fechei o negócio). Fone: 2295 9370
    Recomendo.

    bjs

  15. […] Modelo de Negócios para documentos on-line […]

  16. 16. Mana disse em 3 set 2008 - 17:15

    Depois dessa discussão toda preciso defender minha área e vender meu peixe… Seguinte, existe um profissional chamado Gestor da Informação,que por não ser muito conhecido, nunca é lembrado, mas, este profissional tem formação acadêmica específica para analisar a necessidade informacional do cliente, desenvolver técnicas para facilitar o armazenamento e recuperação de informações físicas ou digitais, dentre tantas outras qualificações… ou seja, tudo isto que vocês estão sugerindo, propondo e questionando, este profissional tem a resposta, pois, estuda no mínimo 4 anos para conhecer as melhores práticas e ferramentas de melhoria informacional. Ou seja, pela discussão acima é possível perceber claramente a importância deste profissional para a sociedade em geral! Fica a dica pra quem precisa deste tipo de serviço e pra quem pretende se profissionalizar na área.
    Gestão da Informação – UFPR (Universidade Federal do Paraná)
    Gestão da Informação – UFPE (Universidade Federal de Pernambuco)

  17. […] é um tipo de serviço que tem futuro, imagino, se vendido para o mercado corporativo. Hoje em dia as intranets de empresas são uma confusão de links para downloads. Não seria mais […]

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