Google Docs reloaded

Um dos softwares on-line que mais utilizo é o Google
Docs e Spreadsheets (Textos e Planilhas). O Word e o Excel perderam a vez faz tempo no meu dia-a-dia. Uma aba do Firefox fica sempre aberta com o software on-line de edição de textos e planilhas da gigante de Montain View. Percebi que algo estava para mudar pois o favicon do Google Docs mudou esses dias. Nesta manhã, ao abrir minha pasta de documentos, surpresa! Interface nova e mais agradável.

Gerenciador de arquivos

Agora existe uma barra lateral esquerda com várias divisões. É como se fosse um gerenciador de arquivos tipo Explorer do Windows. Nele estão acessíveis as pastas, tipos de documentos e todas as pessoas com quem você compartilha algum documento. Também é possível arrastar e soltar documentos dentro do Docs e também vindos do Windows Explorer.

Sempre existiram pastas no Google Docs. Melhor que isso, não são pastas, são tags. Organizar por tags é muito melhor do que por pastas. Mas faltava uma forma de acessar as pastas facilmente, separar cada um dos itens. Agora isso fica facilitado por esse novo recurso.

O motivo das tags serem melhores que as pastas verdadeiras é que um arquivo pode ter várias tags. No modo tradicional de organizar a informação, se você joga um documento em uma pasta, não poderá encontrá-la em outra. Parece óbvio, mas com as tags é possível colocar o arquivo em vários lugares e assim fica mais fácil achá-lo por que ele estará relacionado com vários assuntos.

Compartilhar, eis a questão

A grande vantagem do Google Docs sobre o concorrentes off-line como a suíte Office da Microsoft é a possibilidade de compartilhar um arquivo com várias pessoas. Por exemplo, tenho 21 pessoas compartilhando documentos do Googleomigo, de textos a planilhas, de colegas de trabalho a pessoas da minha família. Todas elas, eu incluso, sempre temos acesso à ultima versão do documento. Não importa se alguém editou a 15 segundos atrás. A versão que todos enxergam é a mais atualizada. Isso é ótimo pois o controle de versões é muito fácil. Não preciso ficar mandando por email minha última alteração. O arquivo está lá, disponível, atualizado, para todos verem.

Além disso é possível colaborar ao mesmo tempo em um mesmo documento. Todo mundo pode escrever um texto ou editar uma planilha em tempo real, cada um em seu computador. Cada um em uma localização geográfica diferente. No escritório moderno uma pessoa está em São Paulo e a outra em Nova York. E trabalhando em equipe.

Google Apps

Empresas podem usar essas ferramentas do Google através do Google Apps . O Techbits faz uso extensivo do Google Apps na versão gratuita. Quando uma empresa possui muitos usuários, paga-se uma taxa anual ao Google. Sai muito mais barato que comprar para cada colaborador uma versão do Office da Microsoft e não usar nem 10% dos recursos do pacote. E quando você terminar seu texto ou planilha é só salvar nos formatos padrões .DOC, .XLS ou .PDF e usá-los como bem entender. Mas se é só para alguém ler, compartilhe via internet mesmo. Muito mais prático.