Gerenciador de arquivos

Agora existe uma barra lateral esquerda com várias divisões. É como se fosse um gerenciador de arquivos tipo Explorer do Windows. Nele estão acessíveis as pastas, tipos de documentos e todas as pessoas com quem você compartilha algum documento. Também é possível arrastar e soltar documentos dentro do Docs e também vindos do Windows Explorer.

Sempre existiram pastas no Google Docs. Melhor que isso, não são pastas, são tags. Organizar por tags é muito melhor do que por pastas. Mas faltava uma forma de acessar as pastas facilmente, separar cada um dos itens. Agora isso fica facilitado por esse novo recurso.

O motivo das tags serem melhores que as pastas verdadeiras é que um arquivo pode ter várias tags. No modo tradicional de organizar a informação, se você joga um documento em uma pasta, não poderá encontrá-la em outra. Parece óbvio, mas com as tags é possível colocar o arquivo em vários lugares e assim fica mais fácil achá-lo por que ele estará relacionado com vários assuntos.

Compartilhar, eis a questão

A grande vantagem do Google Docs sobre o concorrentes off-line como a suíte Office da Microsoft é a possibilidade de compartilhar um arquivo com várias pessoas. Por exemplo, tenho 21 pessoas compartilhando documentos do Googleomigo, de textos a planilhas, de colegas de trabalho a pessoas da minha família. Todas elas, eu incluso, sempre temos acesso à ultima versão do documento. Não importa se alguém editou a 15 segundos atrás. A versão que todos enxergam é a mais atualizada. Isso é ótimo pois o controle de versões é muito fácil. Não preciso ficar mandando por email minha última alteração. O arquivo está lá, disponível, atualizado, para todos verem.

Além disso é possível colaborar ao mesmo tempo em um mesmo documento. Todo mundo pode escrever um texto ou editar uma planilha em tempo real, cada um em seu computador. Cada um em uma localização geográfica diferente. No escritório moderno uma pessoa está em São Paulo e a outra em Nova York. E trabalhando em equipe.

Google Apps

Empresas podem usar essas ferramentas do Google através do Google Apps . O Techbits faz uso extensivo do Google Apps na versão gratuita. Quando uma empresa possui muitos usuários, paga-se uma taxa anual ao Google. Sai muito mais barato que comprar para cada colaborador uma versão do Office da Microsoft e não usar nem 10% dos recursos do pacote. E quando você terminar seu texto ou planilha é só salvar nos formatos padrões .DOC, .XLS ou .PDF e usá-los como bem entender. Mas se é só para alguém ler, compartilhe via internet mesmo. Muito mais prático.

Gmail ao invés de Outlook

Há alguns dias o Gmail passou a oferecer a possibilidade de baixar em sua interface mensagens via POP de outros serviços. Isso não é inovador mas é algo que faltava ao melhor webmail gratuito que existe. Ainda não está disponível para todos mas agora que o Gmail virou cliente POP, pode substituir perfeitamente o Outlook, com uma grande vantagem: e-mail baixado no computador exige manutenção. Explico: quando se troca de PC, de HD, de trabalho, etc… todos aqueles e-mails e contatos acumulados precisam ser movidos também. Haja trabalho. Com o Gmail agregando todas as suas mensagens, quem precisa do Outlook?

GoogleOS

Lançar um sistema operacional para ser instalado em computadores não parece uma boa idéia. Já existe por aí há algum tempo o Windows, o MacOs e o Linux para preencher este espaço. Então a grande idéia que sai da onda da web 2.0 é criar um sistema operacional on-line. Você pode dizer que o conceito de sistema operacional não se aplica a um serviço web, mas creio que possa ser expandido para englobar essa modalidade de software. Um webOS não seria exatamente um sistema operacional da forma que conhecemos, mas conteria serviços e softwares úteis que concorrem com as soluções “verdadeiras” hoje no mercado.

Nos últimos dois anos o Google e outras startups têm lançado uma série de serviços intitulados de web 2.0. São softwares on-line que funcionam como alternativas aos softwares instalados em nossas máquinas. A gama de serviços é grande e é possível substituir muitas aplicações off-line por equivalentes on-line. Nos últimos dois anos a Google lançou, ou comprou, diversos serviços web. Olhando de longe e guardadas as devidas proporções podemos dizer que a união desses serviços é um sistema operacional.

Colaboração on-line

Muitos não acreditam mas criar um documento em colaboração é fácil com o Google Docs. Ao mesmo tempo várias pessoas podem atualizar o mesmo documento. E todas elas estão em contato constante via chat (somente no Spreadsheets, por enquanto). Você pode achar que irão ocorrer conflitos, ou seja, duas pessoas tentando editar o mesmo trecho mas, nas raras vezes em que isso acontece, o Google Docs avisa e solicita escolher entre uma das versões ou voltar ao estado anterior.
Colaborar desta forma é muito melhor do que o método antigo. Nele, ao alterar um texto Word ou planilha Excel era necessário enviar por email a nova versão para todos os interessados. E se alguém também tivesse editado o mesmo arquivo, a confusão estava armada. Agora é diferente: o método do Google Docs elimina totalmente esse problema. A versão que todos têm acesso é sempre a mais recente, não importa se você alterou uma vírgula há apenas 30 segundos. Não há o que me faça voltar ao método antigo.

Além disso o editor de textos possui suporte a RSS, de forma que seus colaboradores podem acompanhar o andamento dos trabalhos através do agredador de feeds RSS favorito de cada um.

Você confia no Google?

Uma questão importante que surge com os softwares on-line, é a confiança que depositamos na empresa que guarda essas informações, no caso o Google. Tudo estará acessível com um login e senha, por isso o cuidado é fundamental. Antes de mais nada, use senhas difíceis de serem descobertas. Parece bobagem mas conheço dezenas de pessoas que insistem em usar a data de aniversário ou o nome do cachorro em senhas. Sem comentários. E se a informação é tão confidencial que não pode cair na mãos de ninguém, melhor não colocar on-line, guarde para você mesmo. Quanto à possibilidade do Google vasculhar seus dados deliberadamente, é improvável, fique tranqüilo.

Zoho Virtual Office

Entre hoje e amanhã acontece a Conferência Office 2.0. Além do Google, uma startup está finalmente integrando seus serviços de escritório on-line. Trata-se do Zoho Virtual Office, suíte com vários serviços que incluem calendário, processador de textos, planilhas, apresentações e outras ferramentas de produtividade. A Microsoft que se cuide…

Google vs. Microsoft (ou o novo vs. o antigo)

No pacote office da Microsoft precisamos instalar programas no computador. Os documentos gerados são salvos, na maioria das vezes, localmente em sua própria máquina. Ou seja, são acessíveis apenas daquela máquina. No pacote office do Google não precisamos instalar nada. Só há a necessidade de ter um navegador moderno (IE, Firefox, Safari, Opera), algo que a maioria dos computadores já possuem. Os documentos gerados são salvos nos servidores do Google. São acessíveis de qualquer computador que possua acesso à internet. Viu a diferença?

Colaboração, esta é a chave

Nos serviços do Google é possível compartilhar os documentos com outras pessoas. E mais, elas podem editar ao mesmo tempo que você os edita. Acredite, isso é uma grande vantagem. Não há necessidade de ficar enviando por email a nova versão do documento para os colaboradores. Com os softwares do Google todos têm acesso ao mesmo tempo à última versão do documento. Depois de começar a usar algo com esse conceito é quase impossível voltar para o modo antigo. No pacote da Microsoft ao mudar uma vírgula você terá que enviar a nova versão para os colaboradores. E se o outro também mudou suas vírgulas? Aí tudo complica… Viu a diferença?

Além disso os arquivos sempre podem ser baixados para seu computador nos formatos padrões do Word (.doc), Excel (.xls) ou ainda em PDF.

Writely, o editor de textos on-line

O Writely é um editor de textos on-line com as principais funções de seu equivalente MS Word. Todos os textos deste blog são editados no Writely, desde o começo. O Writely foi comprado pelo Google no início deste ano, tornou-se beta público há cerca de um mês e nesta semana passou a integrar definitivamente os serviços web do Google ao aceitar o Contas Google como forma de login.

Spreadsheets, a planilha on-line

O Google Spreadsheets é uma planilha on-line que rivaliza com seu equivalente MS Excel. Possui as funções principais usadas em uma planilha e não decepciona. Permite edição simultânea e também já integra chat para conversar com quem estiver editando o mesmo documento naquele momento. Só não possui ainda suporte a macros. Mas quantos usam isso?

Agenda, o calendário on-line

O nome em inglês do serviço é Calendar. Essa semana foi lançado em português com o nome de Agenda. É o melhor gerenciador de agendas que conheço. É possível compartilhar parte dos compromissos com as pessoas que precisam saber (ideal para agenda de negócios ou para casais que querem gerenciar melhor o tempo), entre outras vantagens.

Google em overdrive

O Google está em overdrive. Parte desta constatação é que recentemente lançaram o Google Apps for your Domain (Aplicações Google para seu Site). Uma integração de seus melhores serviços destinadas às pequenas e médias organizações. A questão que fica é: você confiaria seus dados ao Google? Eu confio.

Leia também:

Google Docs, o office on-line